टेनसेंट मीटिंग की एआई सुविधाओं ने मुझे आयोजन संबंधी चिंता से पूरी तरह मुक्त कर दिया है।

आपने कितनी मीटिंग रिकॉर्डिंग को दोबारा कभी नहीं देखा?

मुझे लगता है कि कुछ लोगों का जवाब होगा: लगभग सभी।

रिकॉर्ड की गई फाइलें क्लाउड में बिना इंडेक्स या सारांश के निष्क्रिय पड़ी रहती हैं, इसलिए हम उस फोल्डर को छूने के बजाय अपने फोन के नोट्स ऐप में कुछ लाइनें लिखना ज़्यादा पसंद करते हैं। समय के साथ, मीटिंग रिकॉर्डिंग का एकमात्र उद्देश्य यही रह जाता है: ताकि दूसरा पक्ष बाद में यह दावा न कर सके, "मैंने ऐसा कभी नहीं कहा।"

टेनसेंट मीटिंग का नियमित उपयोग करने वाले के तौर पर, मैंने इसका इस्तेमाल विषय चयन बैठकों, साक्षात्कारों, सुबह के व्याख्यानों और समूह चर्चाओं को रिकॉर्ड करने के लिए किया है। मेरे लिए, रिकॉर्डिंग हमेशा एक संग्रहणीय प्रक्रिया रही है। मैं हमेशा बैठक के समय से तीन गुना अधिक समय नोट्स को व्यवस्थित करने, मुख्य बिंदुओं को निकालने और महत्वपूर्ण जानकारी की पहचान करने में व्यतीत करता हूँ। एक छोटी सी गलती भी महत्वपूर्ण विवरण छूट जाने का कारण बन सकती है, जिससे यह "आराम के एक पल के बाद संशोधनों के दुःस्वप्न" का एक क्लासिक उदाहरण बन जाता है।

टेनसेंट मीटिंग के "इंटेलिजेंट रिकॉर्डिंग" का नवीनतम अपग्रेड काफी महत्वपूर्ण है। यह न केवल सटीकता बल्कि पूरे फ्रेमवर्क को बदल देता है। इसमें एक मल्टी-टेम्प्लेट तंत्र पेश किया गया है, जो एआई को विभिन्न प्रकार की मीटिंग्स को अलग-अलग तरीकों से आयोजित करने में मदद करता है।

जब आप "एआई आपको मीटिंग की सामग्री व्यवस्थित करने में मदद करता है" देखते हैं, तो आपकी पहली प्रतिक्रिया शायद यह होगी: फिर वही बात। हमने इस सुविधा को बहुत बार देखा है। उत्पन्न सामग्री या तो स्वरूपित ओवरले के साथ हूबहू प्रतिलिपि होती है, या फिर आपके द्वारा कही गई बातों का दोहराव होता है जिसमें एक शीर्षक जोड़ दिया जाता है।

लेकिन इस बार शायद वाकई कुछ अलग हो। मैंने कई अलग-अलग तरह की मीटिंग्स करके देखीं: साप्ताहिक कार्य मीटिंग्स, यूनिवर्सिटी लेक्चर और क्लाइंट विजिट्स, ताकि पता चल सके कि इससे क्या-क्या चौंकाने वाले नतीजे निकल सकते हैं।

प्रवेश बिन्दु:

चरण 1: मीटिंग के दौरान "क्लाउड रिकॉर्डिंग" चालू करें। मीटिंग समाप्त होने के बाद, रिकॉर्ड की गई फ़ाइल स्वचालित रूप से आपके "रिकॉर्डिंग" फ़ोल्डर में सहेजी जाएगी।

चरण 2: टेनसेंट मीटिंग क्लाइंट/ऐप खोलें, "रिकॉर्ड" पर क्लिक करें (ऐप में, "मी" – "रिकॉर्ड" पर जाएं), सभी फ़ाइलों में से कोई भी मीटिंग चुनें, और दर्ज करने के बाद आप इस फ़ंक्शन को देख सकते हैं।

अलग-अलग बैठकों के परिणामस्वरूप अंततः चीजों को व्यवस्थित करने के अलग-अलग तरीके सामने आए।

मैंने सबसे आम साप्ताहिक बैठकों में से एक को संबोधित करके शुरुआत की।

यह आमतौर पर कम घनत्व वाली लेकिन अव्यवस्थित रिकॉर्डिंग होती है। मेरा सामान्य तरीका यह है कि मैं रिकॉर्डिंग फ़ाइल खोलता हूँ, प्रगति बार को खींचकर मुख्य पैराग्राफ़ ढूंढता हूँ, और फिर नोट्स ऐप खोलकर मैन्युअल रूप से लिखता हूँ: किसने क्या कहा, निष्कर्ष क्या था, और आगे की कार्रवाई की ज़िम्मेदारी किसकी है।

इस बार मैंने कुछ नहीं किया। मीटिंग के बाद, मैंने बस रिकॉर्डिंग फ़ाइल खोली और "स्मार्ट समरी" टेम्पलेट का चयन किया।

इस साप्ताहिक बैठक की रिकॉर्डिंग में, एआई ने सामग्री को लगभग छह भागों में विभाजित किया: समय-निर्धारण पर चर्चा, बजट की पुष्टि और कर्मचारियों की व्यवस्था। प्रत्येक भाग का शीर्षक मेरी स्मृति से बिल्कुल मेल खाता था। इस एक फ़ंक्शन ने सामग्री को व्यवस्थित करने में लगने वाले समय का कम से कम आधा समय बचा लिया।

यह सामान्य टेम्पलेट अधिकांश नियमित कार्य बैठकों के लिए पर्याप्त है। लेकिन इस बार टेनसेंट मीटिंग के बारे में जिस बात ने मुझे वास्तव में आकर्षित किया, वह यह थी कि आगे क्या हुआ।

क्योंकि अलग-अलग प्रकार की बैठकों के लिए "महत्वपूर्ण जानकारी" की परिभाषा पूरी तरह से अलग होती है।

किसी पाठ का मूल तत्व मुख्य ज्ञान बिंदु और परीक्षा का विषय होता है; ग्राहक से मुलाकात का मूल तत्व बजट, निर्णय लेने की प्रक्रिया और उनकी समस्याओं का समाधान होता है; परियोजना की शुरुआत की बैठक का मूल तत्व लक्ष्य और जिम्मेदार पक्ष होते हैं। हर समस्या को हल करने के लिए एक ही AI टेम्पलेट का उपयोग करना वैसा ही है जैसे किसी प्रशिक्षु से कक्षा के नोट्स और बिक्री रिपोर्ट दोनों लिखवाना। यह तरीका काम तो करता है, लेकिन पेशेवर नहीं है।

इस बार Tencent Meeting ने पांच परिदृश्य-आधारित टेम्पलेट लॉन्च किए हैं। मैंने सबसे पहले सुबह 8 बजे की क्लास में "स्टडी असिस्टेंट" टेम्पलेट का परीक्षण किया, जिसकी कॉलेज के छात्रों को सबसे ज्यादा जरूरत होती है।

बुधवार की सुबह 8:00 बजे, साहित्य अनुवाद और प्रशंसा की कक्षा में, शिक्षक ने अंग्रेजी में पढ़ाना शुरू किया, और पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन मेरे जागने की गति से दोगुनी गति से बदल रही थी।

हमेशा की तरह, मैं मीटिंग में दाखिल हुआ और लापरवाही से क्लाउड रिकॉर्डिंग पर क्लिक किया, फिर अपने दिमाग को पावर-सेविंग मोड में डाल दिया।

क्लास के बाद, मैंने सबसे पहले ट्रांसक्रिप्ट खोली, जो चीनी और अंग्रेजी का एक घना मिश्रण थी। उसमें "तो" और "कहने का तात्पर्य यह है" शब्द बारी-बारी से दिखाई दे रहे थे।

मैं तीन सेकंड के लिए स्क्रीन के सामने बैठा, फिर मेरे सिर में दर्द होने लगा। चलो कोई बात नहीं, मैं "स्टडी असिस्टेंट" टेम्पलेट द्वारा तैयार किए गए नोट्स ही देख लेता हूँ।

उन साफ-सुथरे पैराग्राफों ने मुझे बड़े प्यारे भाव से देखा।

मेरी समीक्षा के दौरान, मैंने एक दिलचस्प बात पर ध्यान दिया: जब शिक्षक ने "स्मृति, जैतून की तरह, एक अर्जित स्वाद है" वाक्य का अनुवाद समझाते हुए, "अर्जित" शब्द के विश्लेषण में काफी समय लगाया। एआई ने मूल उद्धरणों का ढेर लगाने के बजाय, इस सामग्री को मुख्य बिंदुओं में संक्षेपित कर दिया।

मुझे सबसे अच्छी बात यह लगी कि टीम के सदस्यों की संख्या, लॉटरी के नियम और स्कोरिंग प्रतिशत जैसे किसी भी महत्वपूर्ण विवरण को नजरअंदाज नहीं किया गया।

लेकिन एआई का आउटपुट अंतिम नहीं है। मैं किसी भी समय मुख्य बिंदुओं के नीचे अपनी समझ जोड़ सकता हूँ, ठीक उसी तरह जैसे किसी दस्तावेज़ में टिप्पणी जोड़ता हूँ। मेरे विचार, मेरी टिप्पणियाँ और मेरे प्रश्न सभी पाठ्यक्रम सामग्री के साथ मजबूती से जुड़े हुए हैं, जिससे सीखने के दौरान मेरा ज्ञान निरंतर बढ़ता रहता है और अंततः ये मेरे अपने सीखने के संसाधन बन जाते हैं।

छोटे और मध्यम आकार के उद्यमों के लिए, एकाधिक टेम्पलेट अधिक मूल्यवान हो सकते हैं।

लर्निंग असिस्टेंट के अलावा, टेनसेंट मीटिंग चार टेम्प्लेट भी प्रदान करता है: रिपोर्ट सारांश, प्रोजेक्ट लॉन्च मिनट्स, ग्राहक मुलाकात मिनट्स (MEDDICC), और ग्राहक विश्लेषण (BANT)।

मेरा एक दोस्त है जो बी2बी सेल्स में काम करता है। उसकी टीम में छह लोग हैं और उनके पास कोई सीआरएम सिस्टम नहीं है। वे ग्राहक की जानकारी के लिए पूरी तरह से वीचैट के पसंदीदा ग्राहकों और अपनी याददाश्त पर निर्भर रहते हैं। हर बार जब वह किसी क्लाइंट मीटिंग से लौटता है, तो उसका सुपरवाइजर पूछता है, "उनका बजट क्या है? अंतिम निर्णय किसने लिया?" फिर वह अपने फोन के नोट्स ऐप में जल्दबाजी में लिखी गई तीन पंक्तियों को पलटने लगता है और बाकी की जानकारी अपनी याददाश्त के सहारे ही याद रखता है।

उन्हें इस बात की जानकारी थी कि BANT और MEDDICC जैसे पेशेवर बिक्री ढांचे उपयोगी होते हैं। इनमें से किसी एक तत्व की कमी—ग्राहक का बजट, निर्णय लेने वाला व्यक्ति, ज़रूरतें, समयसीमा—एक असफल सौदे का कारण बन सकती है। लेकिन छह लोगों की एक छोटी टीम में, हर ग्राहक बैठक के बाद आधा घंटा फॉर्म भरने में बिताने का समय किसके पास होता?

उद्योग में मौजूद आंकड़ों से पता चलता है कि सही बिक्री योग्यता ढांचा अपनाने से रूपांतरण दर में 67% तक की वृद्धि हो सकती है। सिद्धांत तो सभी को समझ आता है, लेकिन समस्या कार्यान्वयन में है।

इस बार मैंने उन्हें MEDDICC टेम्पलेट आज़माने में मदद की। इसका संचालन बहुत सरल है: जब मैं किसी क्लाइंट से मिलता हूँ, तो मैं Tencent Meeting का उपयोग करके बातचीत रिकॉर्ड करता हूँ, और बातचीत समाप्त होने के बाद, मैं MEDDICC टेम्पलेट पर स्विच कर देता हूँ। AI स्वचालित रूप से चैट में उल्लिखित जानकारी को वर्गीकृत करता है, जैसे कि बजट सीमा, अंतिम निर्णय लेने वाला कौन है, क्लाइंट की समस्याएँ और प्रतिस्पर्धी की स्थिति, फ्रेमवर्क के अनुसार।

इसे पढ़ने के बाद उन्होंने कहा, "जिस फॉर्म को भरने में मुझे आधा घंटा लगता था, उसे उन्होंने मीटिंग के बाद ही पूरा भर दिया।"

BANT टेम्पलेट भी इसी तर्क का अनुसरण करता है, जो बजट, निर्णय लेने का अधिकार, आवश्यकताओं की तात्कालिकता और समयसीमा के चार आयामों को स्वचालित रूप से संरेखित करता है। उनकी जैसी छोटी टीम के लिए, यह दृष्टिकोण "कम संसाधनों के साथ प्रभावी कार्यप्रणाली" का एक बेहतरीन उदाहरण है।

हो सकता है कि आप लाखों डॉलर का CRM सिस्टम खरीदने का खर्च न उठा सकें, या बिक्री प्रशिक्षण के लिए किसी कंसल्टिंग फर्म को हायर न कर सकें, लेकिन एक साधारण Tencent Meeting और सही टेम्पलेट की मदद से AI आपके ग्राहक की जानकारी को एक पेशेवर ढांचे में व्यवस्थित कर सकता है। सीधे शब्दों में कहें तो, कार्यप्रणाली खुद महंगी नहीं है; खर्चीली है उसे लागू करने की। अब, AI ने उस लागू करने की लागत को खत्म कर दिया है।

इस बैठक पर बार-बार सवाल उठाए गए; युआनबाओ मेरा निजी सचिव है।

यदि बुद्धिमानी से तैयार की गई बैठक का विवरण "बैठक के बाद के संगठन" की समस्या का समाधान करता है, तो "आस्क युआनबाओ" एक गहरे मुद्दे को संबोधित करता है: क्या बैठक की सामग्री पर आगे के प्रश्नों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई की जा सकती है ।

हम सभी ने शायद यह अनुभव किया होगा: पांच या छह लोगों की किसी कार्य बैठक में, हर कोई बोल रहा होता है, और हर किसी के बदलते रुख पर नज़र रखना मुश्किल होता है। आपका ध्यान अक्सर सबसे प्रभावशाली व्यक्ति की ओर आकर्षित हो जाता है।

अब आप ट्रांसक्रिप्ट में प्रतिभागी के उपनाम पर क्लिक करके युआनबाओ द्वारा उनके समग्र दृष्टिकोण का सारांश प्राप्त कर सकते हैं। व्यक्तिगत सारांश के बाद, सब कुछ स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किया जाता है: पाँच या छह लोगों में से प्रत्येक ने क्या कहा, उन्होंने किन बातों पर ज़ोर दिया और किन मुद्दों पर उन्हें आपत्ति थी।

मीटिंग के बाद अनुवर्ती प्रश्न पूछना "आस्क युआनबाओ" का उपयोग करने का अधिक सामान्य तरीका है।

साक्षात्कार के दौरान, एक साक्षात्कारकर्ता ने एफ़ैंटेशिया (भावनात्मक बोधहीनता) की अवधारणा का उल्लेख किया। मैं बीच में टोकना नहीं चाहता था, इसलिए मैंने इस पर आगे कोई प्रश्न नहीं पूछा। बाद में, मैंने युआनबाओ से साक्षात्कार की विषयवस्तु को बाहरी सामग्री के साथ मिलाकर समझाने का अनुरोध किया। इसमें साक्षात्कारकर्ता के व्यक्तिगत विवरण को संज्ञानात्मक विज्ञान के बाहरी ज्ञान के साथ एकीकृत किया गया था, और यह भी बताया गया था कि कौन सी सामग्री रिकॉर्डिंग से ली गई है और कौन सी ऑनलाइन खोजों से।

पहले, जब कोई अपरिचित अवधारणा सामने आती थी, तो CNKI और अन्य साहित्य में खोजबीन करने में कई घंटे लग जाते थे, जो समय लेने वाला और त्रुटियों की संभावना से भरा होता था। अब, युआनबाओ "साक्षात्कार सामग्री की व्याख्या + प्रामाणिक ज्ञान का पूरक + स्रोत टिप्पणी" की एक ही स्थान पर सभी सेवाएं प्रदान करता है। व्यवस्थित सामग्री को थोड़े से समायोजन और सत्यापन के बाद सीधे शोधपत्र के परिशिष्ट या फुटनोट में जोड़ा जा सकता है।

यदि कॉलेज के छात्रों को कक्षा के बाद अपने समूह के सदस्यों को सामूहिक सूचना भेजनी हो, तो वे बस "इस कक्षा की समूह संबंधी आवश्यकताओं के आधार पर एक सामूहिक सूचना तैयार करें, जिसमें समूह का समय, प्रतिभागियों की संख्या, रिपोर्ट प्रतिशत और लॉटरी के नियम निर्दिष्ट हों" लिखकर भेज सकते हैं। तुरंत ही एक स्पष्ट और उपयुक्त सूचना तैयार हो जाएगी, जिसे कॉपी करके समूह में पेस्ट किया जा सकता है।

इस तरह, "मीटिंग की सामग्री" एक साधारण ऑडियो और वीडियो रिकॉर्डिंग से बदलकर एक ज्ञान भंडार बन जाती है, जिसका अध्ययन और विस्तार किया जा सकता है। आप बस एआई को वह जानकारी देते हैं जो आप जानना चाहते हैं, और वह उसे आपके लिए खोज निकालता है।

मीटिंग रिकॉर्डिंग का अंतिम लक्ष्य "ऐसी स्मृति बनाना है जिसे किसी भी समय एक्सेस किया जा सके"।

पहले, मेरी अपेक्षा केवल बैठक की दक्षता से जुड़ी होती थी, वह थी बैठक का सारांश। लेकिन सारांश तो केवल सूचनाओं का एक संग्रह होता है; उस संग्रहित जानकारी का प्रसार और उपयोग ही वास्तविक दक्षता निर्धारित करता है।

इस वर्ष, Tencent Meeting ने मीटिंग प्रक्रिया के हर पहलू में AI को एकीकृत किया है। अब, डेटा संगठन के लिए मल्टी-टेम्प्लेट प्रबंधन और अनुवर्ती प्रश्नों के लिए युआनबाओ प्रबंधन के साथ, पूरी प्रक्रिया अंततः निर्बाध हो गई है।

आप इससे सवाल पूछते रह सकते हैं, अपने नोट्स जोड़ सकते हैं, और जानकारी खोजने में मदद के लिए इसे इंटरनेट से भी कनेक्ट कर सकते हैं। पहली बार, मीटिंग की रिकॉर्डिंग एक सजीव, गतिशील चीज़ बन गई।

मैंने क्लाउड में मौजूद पुरानी रिकॉर्डिंग के ढेर को देखा, जिन्हें मैंने पहले कभी नहीं खोला था, और पता चला कि यह लंबे समय से समर्थित है; पुरानी फाइलों का अभी भी उपयोग किया जा सकता है।

मुझे शायद उन सुबह 8 बजे के लेक्चर को दोबारा देखना पड़ेगा जो महीनों से क्लाउड में पड़े हुए हैं। रिवीजन के लिए नहीं, बल्कि सिर्फ यह जानने के लिए कि उस क्लास के दौरान एआई के नजरिए से "मुख्य ज्ञान बिंदु" क्या थे, जब मुझे लगभग नींद आ गई थी।

इसे मीटिंग रिकॉर्डिंग कहने के बजाय, यह कहना अधिक सटीक होगा कि यह काम और जीवन से जुड़ी उन प्रासंगिक यादों को संरक्षित करता है जो अतीत में ठीक से व्यवस्थित नहीं थीं।

"मीटिंग रिकॉर्डिंग" की कार्रवाई के बाद यही वास्तविक परिणाम आना चाहिए।

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