फ्रीलांसरों को उनके समय को पुनः प्राप्त करने के लिए सर्वश्रेष्ठ स्वचालन उपकरण

एक फ्रीलांसर होने के नाते आपके व्यवसाय को चालू और लाभदायक रखने के लिए बड़ी मात्रा में व्यवस्थापक की आवश्यकता होती है। ग्राहकों की एक स्थिर धारा सुनिश्चित करने के लिए, आपको अपनी सेवाओं का विज्ञापन करने, प्रश्नों का उत्तर देने और अतीत की ओर अग्रसर होने की आवश्यकता है। एक बार जब आप कुछ काम करते हैं, तो आपको बैठकों और ईमेल के साथ रखना होगा, और अंत में, चालान की बात अभी भी है।

इस व्यवस्थापक के सभी कभी-कभी दिन ले सकते हैं और आपके वास्तविक भुगतान किए गए काम के लिए कोई समय नहीं छोड़ सकते हैं। हालांकि, विभिन्न स्वचालन उपकरणों के साथ, आप समय बचा सकते हैं, त्रुटियों से बच सकते हैं, और फ्रीलांस व्यवसाय चलाने के तनाव को कम कर सकते हैं।

1. उल्लेख : अपना श्रवण सुनो और अध्ययन करो

सोशल मीडिया आपकी फ्रीलांस सेवाओं के विज्ञापन और नए ग्राहकों की बुकिंग में एक बड़ी भूमिका निभाता है। आपके सोशल मीडिया पोस्ट को शेड्यूल करने में आपकी मदद करने के लिए कई टूल हैं , यहाँ तक कि आप अन्य स्रोतों से पोस्ट को रीपोस्ट या क्यूरेट भी कर सकते हैं।

लेकिन इससे पहले कि आप अपने सोशल मीडिया को शेड्यूल करना शुरू करें, आपको यह जानना होगा कि नए ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए आपको क्या प्रकाशित करना चाहिए। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका एक सामाजिक श्रवण उपकरण है जो आपको अपनी विशेषज्ञता और अपने प्रतिस्पर्धियों दोनों का अध्ययन करने में मदद करता है।

मेंशन का फ्री वर्जन आपको एक अलर्ट सेट करने देता है, जो न्यूज साइट्स, ब्लॉग्स, फोरम और सोशल मीडिया को ट्रैक करता है। यह अलर्ट आपके स्वयं के ब्रांड के लिए उल्लेखों को ट्रैक कर सकता है, आपके प्रतिद्वंद्वियों को देख सकता है, या आपके क्षेत्र से संबंधित विशिष्ट कीवर्ड खोज सकता है।

विभिन्न समाचारपत्रकों के लिए पंजीकरण करने और लगातार वेब पर खोज करने के बजाय, आप एक ही स्थान पर अपने क्षेत्र में सभी चीज़ों के बारे में जान सकते हैं। वेबसाइट की मुफ्त योजना आपको तीन सामाजिक प्रोफ़ाइलों पर पोस्ट शेड्यूल करने देती है – इस कार्य को और स्वचालित बनाने के लिए।

2. कैलेंडली : बुक मीटिंग्स विथ सहजता

बैठकें नए ग्राहकों को उतारने का एक बड़ा हिस्सा हैं, साथ ही साथ चल रही परियोजनाओं का प्रबंधन भी करती हैं। शुरुआत में, जब कोई ग्राहक यह सुनिश्चित नहीं करता है कि आपकी सेवाएं वास्तव में वही हैं जो उन्हें चाहिए, तो एक लघु परिचयात्मक बैठक सौदे को सील करने में मदद कर सकती है। बाद में, बैठकें गलतफहमी को सुलझाने और उम्मीदों को संरेखित करने का एक शानदार तरीका हैं।

हालांकि, समय-समय पर होने वाली बैठकें समय लेने वाली अराजकता बन सकती हैं। सभी को सुनिश्चित करना एक ही समय में उपलब्ध है, विशेष रूप से अलग-अलग समय क्षेत्रों में, ईमेल पर एक अंतहीन बैक-एंड-फॉरवर्ड बना सकते हैं। वहाँ कई ऐप्स हैं जो शेड्यूलिंग मीटिंग्स से निपटते हैं, लेकिन हमारा पसंदीदा कैलेंडली है।

मुफ्त संस्करण आपके Google कैलेंडर या अन्य लोकप्रिय कैलेंडर के लिए एकीकरण प्रदान करता है, जो आपको अपनी व्यक्तिगत अनुसूची को सार्वजनिक किए बिना अपनी उपलब्धता साझा करने देता है।

आप बस अपने कैलेंडली लिंक को भेज सकते हैं जो भी आप मिलना चाहते हैं, और वे उस समय से चुनेंगे जो आप उपलब्ध हैं – जो उनके स्थानीय समय क्षेत्र में उपलब्ध है। घटना तब सभी के कैलेंडर पर दिखाई देगी।

सॉफ्टवेयर ऑनलाइन कॉन्फ्रेंसिंग जैसे ज़ूम और माइक्रोसॉफ्ट टीमों के साथ एकीकृत करता है, जिससे आपको हर मीटिंग के लिए लिंक बनाने का समय मिलता है। यह भी नियुक्तियों से पहले अनुस्मारक ईमेल भेजता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई समय पर आता है। यदि आपके पास एक निजी वेबसाइट है, तो आप इसे वहां भी जोड़ सकते हैं।

3. जीमेल टेम्प्लेट और फिल्टर : त्वरित प्रतिक्रियाएँ बनाएँ

ईमेल एक अन्य टाइम-गजलर हैं- संभावित ग्राहकों से आपकी स्थिति के बारे में पूछ रहे मौजूदा ग्राहकों की स्थिति के बारे में जानने के लिए। इनमें से बहुत सारे ईमेल काफी दोहराए जाते हैं। सौभाग्य से, यदि आप जीमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो न केवल टेम्पलेट बनाने का एक तरीका है, बल्कि उनमें से कुछ को स्वचालित रूप से फिल्टर का उपयोग करके भेजने का एक तरीका है।

सबसे पहले, आपको अपनी उन्नत सेटिंग्स में टेम्प्लेट को सक्षम करना होगा। उसके बाद, आपके अक्सर पूछे जाने वाले प्रत्येक प्रश्न का उत्तर देने के लिए एक नया ईमेल लिखें। इसे ड्राफ्ट के रूप में सहेजने के बजाय, टेम्प्लेट के रूप में सहेजें ड्राफ्ट चुनें। यदि यह ऐसा कुछ है जिसे आप मैन्युअल रूप से भेज रहे हैं, तो आप विवरण के लिए रिक्त स्थान छोड़ सकते हैं जैसे कि नाम, मूल्य अनुमान, और इसी तरह।

टेम्पलेट ईमेल को स्वचालित रूप से भेजने के लिए, आपको एक नया फ़िल्टर बनाने की आवश्यकता है। उन कीवर्ड को चुनें जो उस जांच के लिए सबसे अधिक प्रासंगिक हैं, और फ़िल्टर क्रियाओं में टेम्पलेट भेजें ।

उदाहरण के लिए, एक महत्वपूर्ण वाक्यांश "आपकी फीस कितनी है", जिसके लिए आपके पास आपके पैकेज और सेवाओं का विवरण देने वाला एक पूर्व-लिखित ईमेल होगा।

4. ज़ोहो इनवॉइस : नेवर चेज़ इनवॉइस

जबकि कुछ फ्रीलांसर एक्सेल शीट पर अपने शुल्कों का प्रबंधन करने के लिए चुनते हैं और एक मानक इनवॉइस टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, भुगतान करने के लिए बहुत आसान और अधिक व्यवस्थित तरीका है, जिसमें विभिन्न प्रकार के चालान ऐप हैं । हमारा पसंदीदा जोहो इनवॉइस है, जिसकी मुफ्त योजना में बहुत सारी विशेषताएं हैं, आपको इसके लिए भुगतान करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

आप किसी भी क्लाइंट के साथ उपयोग किए जाने के लिए अपने सभी बैंक विवरणों और T & Cs के साथ एक इनवॉइस टेम्पलेट बना सकते हैं। आप एक निर्धारित मूल्य के साथ नियमित कार्यों को भी उत्पन्न कर सकते हैं, जिससे आप हर बार एक नया चालान बनाने के बाद उन विवरणों को दर्ज करने का समय बचा सकते हैं।

एक बार जब आप चालान भेजने के लिए तैयार हो जाते हैं, तो ऐप एक टेम्प्लेट ईमेल भी प्रदान करता है, जिसे आप ज़रूरत पड़ने पर संशोधित कर सकते हैं। यदि आप ज़ोओ को ऑनलाइन भुगतान प्रणाली (जैसे पेपाल) से कनेक्ट करने का विकल्प चुनते हैं, तो यह चालान स्थिति को अपडेट करता है और भुगतान प्राप्त होने पर धन्यवाद-नोट भेजता है। यह सुनिश्चित करेगा कि किन खातों को निम्नलिखित की आवश्यकता है।

लेकिन ज़ोहो के साथ भी पीछा करना आसान है, क्योंकि आप अवैतनिक चालानों के लिए कई स्वचालित अनुस्मारक सेट कर सकते हैं, जिससे आप उनका पीछा करने के सिरदर्द को बचा सकते हैं। सॉफ्टवेयर आपको उन ग्राहकों के लिए समय ट्रैक करने की सुविधा देता है जहां आप घंटे के हिसाब से चार्ज करते हैं, और फिर उसी से चालान जनरेट करते हैं। तुम भी सेट मूल्य परियोजनाओं के लिए आवर्ती चालान सेट कर सकते हैं।

5. जैपियर : सब कुछ स्वचालित

उपरोक्त सभी ऐप्स में, हमने एकीकरण पर चर्चा की है – कैसे एक सॉफ्टवेयर और भी स्वचालन बनाने के लिए एनोइट के साथ जुड़ सकता है। लेकिन क्या होता है जब आप दो ऐप कनेक्ट करना चाहते हैं जिसमें बिल्ट-इन इंटीग्रेशन नहीं होता है? जादुई जैपियर में आता है।

जैपियर के अंदर उपलब्ध विभिन्न विकल्पों के बारे में बात करने के लिए एक पूरा लेख होगा। संक्षेप में, यह आपको लगभग हर चीज़ को ऑनलाइन करने के लिए वर्कफ़्लोज़ बनाने में मदद करता है, जहाँ आप "इसे सेट और भूल सकते हैं।"

उदाहरण के लिए, आप स्लैक पर नए ट्विटर उल्लेख साझा कर सकते हैं। या आप नए टाइपफ़ॉर्म उत्तरदाताओं को ईमेल अनुवर्ती भेज सकते हैं। तुम भी एसएमएस के रूप में नए फेसबुक संदेश प्राप्त कर सकते हैं।

संभावनाएं अनंत हैं, और जैपियर के मुक्त संस्करण के साथ, आप महीने में 100 कार्य कर सकते हैं। यह कार्रवाई की एक श्रृंखला को स्वचालित करने के लिए पर्याप्त से अधिक है, लेकिन आप अपने फ्रीलांसिंग व्यवस्थापक के साथ हाथ-बंद होने के आदी हो सकते हैं।

आपको क्या करना चाहिए?

वहाँ बहुत सारे स्वचालन उपकरण हैं, खासकर यदि आप मासिक शुल्क का भुगतान करने के लिए तैयार हैं। ये आपके फ्रीलांस जीवन को बहुत आसान बना सकते हैं, लेकिन सिर्फ इसलिए कि कुछ को स्वचालित किया जा सकता है, हमेशा इसका मतलब यह नहीं होना चाहिए।

विशेष रूप से फ्रीलांसिंग में, व्यक्तिगत स्पर्श एक लंबा रास्ता तय कर सकता है। ग्राहक जो मदद के लिए फ्रीलांसरों की ओर रुख करते हैं, वे आमतौर पर एक कामकाजी संबंध बनाने की तलाश में होते हैं – यह एक कारण है कि वे एक एजेंसी या बड़ी कंपनी नहीं चुनते हैं।

पहले संपर्क ईमेल, शेड्यूलिंग मीटिंग और अपडेटिंग शीट जैसे कार्य स्वचालित किए जा सकते हैं। हालांकि, क्लाइंट को साबित करने के लिए थोड़ा और समय निवेश करना महत्वपूर्ण है जिसे आप उन्हें जानना चाहते हैं और आप उनके काम की परवाह करते हैं। यह अतिरिक्त प्रयास उन्हें और अधिक के लिए वापस आ जाएगा।