माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट क्या है? 4 इसका उपयोग करने की विशेषताएं और लाभ

Microsoft 365 सदस्यता आपको कई उत्पादकता टूल तक पहुँच प्रदान करती है। सबसे सहज, बुद्धिमान और अनुकूलन योग्य SharePoint है। विभिन्न आकारों के 200,000 से अधिक संगठनों में एक चौंका देने वाला 190 मिलियन लोग SharePoint का उपयोग करते हैं।

कई कार्यों और परियोजना प्रबंधन ऐप्स की आवश्यकता को समाप्त करके SharePoint आसानी से समय बचा सकता है। आखिरकार, आप अपने पेशेवर करियर, फ्रीलांस क्लाइंट्स या साइड हसल को विकसित करने के लिए अधिक समय लगा सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट क्या है?

SharePoint एक ऑनलाइन सामग्री प्रबंधन उपकरण है। यह आपको साझा करने और सहयोगात्मक कार्य के लिए फ़ाइलों को क्लाउड में संग्रहीत करने में सक्षम बनाता है। यह विभिन्न टीमों या व्यक्तियों से कार्यों को अस्वीकार करने के लिए साइट और सबसाइट्स बनाने में आपकी सहायता कर सकता है।

SharePoint आपको एक इंट्रानेट बनाने की अनुमति देता है जहाँ आप, आपके सहयोगी और फ्रीलांस क्लाइंट किसी फ़ाइल या दस्तावेज़ पर सुरक्षित रूप से काम करते हैं । एक केंद्रीकृत व्यवस्थापक पहुंच को नियंत्रित करेगा ताकि प्रत्येक उपयोगकर्ता फ़ाइलों को मूल रूप से खोल, संपादित और सहेज सके।

SharePoint में कई उन्नत कार्यक्षमताएँ हैं जो आपको या आपकी टीम को पेशेवर और व्यक्तिगत कार्यों के प्रबंधन में मदद करती हैं। निम्नलिखित कुछ सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली क्रियाएं हैं:

• आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइल साझा करना।
• प्रोजेक्ट सामग्री प्रबंधित करें, जैसे चित्र, लेख, स्रोत कोड, वीडियो आदि।
• टीमों और कार्यों को अस्वीकार करने के लिए साइटें और सबसाइट्स।
• संचार साइटों के माध्यम से सहयोगी के संपर्क में रहें।
• मोबाइल ऐप उपयोगकर्ताओं को स्मार्टफोन से टीम या संचार साइटों तक पहुंचने की अनुमति देता है।
• परियोजनाओं और कार्यों को स्वचालित करने के लिए वर्कफ़्लोज़ और रिमाइंडर बनाएँ।
• संसाधनों, कार्यों या फ़ाइलों को देखने के लिए खोज फ़ंक्शन का उपयोग करें।

SharePoint का उपयोग किसे करना चाहिए

SharePoint सभी रचनात्मक फ़ाइलों जैसे कि ऐप कोड, ग्राफिक डिज़ाइन, ऑडियो क्लिप, वीडियो, वेबसाइट लेख, चालान, आदि के लिए एक सुरक्षित आश्रय के रूप में काम करता है। SharePoint अन्य उपकरण जैसे डेटा विश्लेषण, वेबसाइट टेम्पलेट, ज्ञान आधार टेम्पलेट और परियोजना प्रबंधन कार्यप्रवाह प्रदान करता है।

इसलिए, इसके उपयोग का दायरा एक व्यक्तिगत सामग्री निर्माता से लेकर बड़े व्यवसायों तक है। कई स्वतंत्र पेशेवर या रचनात्मक व्यक्तियों के छोटे समूह सॉफ़्टवेयर, मोबाइल ऐप, वेबसाइट या सामग्री विकास परियोजनाओं के विभिन्न चरणों में SharePoint का उपयोग करते हैं।

उत्पादकता उपकरण के रूप में SharePoint सुविधाएँ

वेब-आधारित SharePoint उपकरण जो Microsoft 365 सदस्यता के साथ आता है, एक मजबूत लेकिन सरल उत्पादकता उपकरण है। व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली विशेषताएं जो इसे सबसे अच्छे कार्य और परियोजना प्रबंधन उपकरणों में से एक बनाती हैं:

1. सहयोगात्मक कार्य

SharePoint आंतरिक या बाहरी संसाधनों के साथ सहयोग के लिए एक अत्यधिक लचीला और स्केलेबल प्लेटफ़ॉर्म है । एक केंद्रीय व्यवस्थापक उपयोगकर्ता टीम साइटों के अलग-अलग उपयोगकर्ताओं को एक्सेस अनुमति के विभिन्न स्तरों को असाइन कर सकता है।

आप और आपकी टीम बिना किसी विलंबता का सामना किए रीयल-टाइम परिदृश्य में एकल फ़ाइल पर काम कर सकते हैं। इसलिए, कई रचनात्मक डेवलपर और सामग्री निर्माता किसी भी प्रोजेक्ट के लिए टीम बनाने के लिए SharePoint को प्राथमिकता देते हैं।

SharePoint सहयोग का एक महत्वपूर्ण कार्य सभी साइटों और सबसाइट्स में अव्यवस्थित जानकारी को प्रवाहित करना है। यह व्यक्तियों को कई ईमेल, मिस्ड चैट, वीडियो कॉल आदि के बिना परियोजना के बारे में अपडेट रहने में मदद करता है।

2. सामग्री प्रबंधन

सामग्री प्रबंधन किसी भी व्यक्ति या पेशेवरों के समूह के लिए एक बड़ी चुनौती है जो बेहतर उत्पादकता प्रदान करना चाहते हैं। SharePoint आपको जटिल प्रोग्रामिंग से गुजरे बिना इस चुनौती को पार करने में सक्षम बनाता है।

सामग्री प्रबंधक आसानी से SharePoint पर एक साथ कई परियोजनाओं का ध्यान रख सकते हैं। ईवेंट, समाचार, ब्लॉग, प्रस्तुतिकरण स्टैक, छवि कैरोसेल इत्यादि जैसी वेबसाइट सामग्री को प्रकाशित या अद्यतन करना SharePoint के साथ आसान बना दिया।

आपको हर सामग्री प्रबंधन परियोजना को नए सिरे से शुरू करने की आवश्यकता नहीं है। उपयोग के लिए तैयार पेशेवर टेम्पलेट हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। सामग्री के अलावा, आप इसके संस्करणों के पूर्ण नियंत्रण में हैं। SharePoint उस फ़ाइल के कई संस्करण बनाता और सहेजता है जिस पर आप या आपकी टीम काम करती है।

जरूरत पड़ने पर, आप किसी भी पिछले संस्करण को याद कर सकते हैं या SharePoint से किसी भी फाइल सिस्टम त्रुटियों को ठीक कर सकते हैं। फ़ाइलों का बैकअप लेने, पुनर्स्थापित करने या उन्हें ठीक करने के लिए आपको किसी तृतीय-पक्ष टूल पर निर्भर होने की आवश्यकता नहीं है।

3. परियोजना प्रबंधन

SharePoint में कई प्रकार की कार्यक्षमताएँ हैं जिनका आप कार्य और परियोजना प्रबंधन के लिए लाभ उठा सकते हैं। सबसे स्पष्ट कार्य यह है कि उपकरण परियोजना से संबंधित सभी दस्तावेजों और सुपुर्दगी योग्य फाइलों के लिए केंद्रीकृत भंडारण के रूप में कार्य करता है।

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आप SharePoint साइट्स को कई तरह से अनुकूलित भी कर सकते हैं। ये दर्जी साइटें आपको दैनिक योजनाकार, साप्ताहिक कार्य शेड्यूलर और कार्यों के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के रूप में सेवा दे सकती हैं। इसके अलावा, परियोजना प्रलेखन और प्रदर्शन समीक्षा उद्देश्यों के लिए, आप नीचे बताए अनुसार टाइम लॉगिंग सुविधाओं को सक्रिय कर सकते हैं:

1. कार्य गतिविधियों और परिवर्तनों को लॉग करें।
2. संसाधनों की रिपोर्ट करने वाली किसी भी समस्या को लॉग करें।
3. कार्य समय ट्रैक करें।
4. ट्रैकिंग डेटा बदलें।

SharePoint आपको कार्य हैंडओवर, साइन-ऑफ प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स, अनुमोदन, डेमो प्रस्तुत करने और क्लाइंट फीडबैक जैसे कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए वर्कफ़्लो बनाने में भी सक्षम बनाता है।

4. हाइब्रिड समाधान

प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए आपको एक सहज उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस प्रदान करने के लिए SharePoint अधिकांश Microsoft 365 ऐप के साथ एकीकृत होता है। SharePoint आपके प्रोजेक्ट डेटा के केंद्रीय भंडार के रूप में कार्य करता है, जबकि अन्य Microsoft 365 ऐप आपके लिए कार्यों और संसाधनों को प्रबंधित करना आसान बनाते हैं।

आप विशेष दृष्टिकोण के लिए टू-डू, टास्क, प्लानर और प्रोजेक्ट ऑनलाइन जैसे टूल के साथ शेयरपॉइंट को सिंक कर सकते हैं। आप अपने फ्रीलांस क्लाइंट्स को प्रोजेक्ट इनसाइट्स पेश करने के लिए रिपोर्ट्स जेनरेट कर सकते हैं।

कार्यों और शेड्यूल को व्यवस्थित करने के लिए SharePoint आपके आउटलुक और कैलेंडर प्रोफ़ाइल के साथ सिंक करता है ताकि आप अपने काम को प्राथमिकता दे सकें। इसी तरह, टीम्स से संपर्क, फ़ाइलें, कार्य, आदि तक पहुँचने के लिए अपनी SharePoint टीम साइट्स को Teams ऐप में प्रकाशित करें।

SharePoint साइट्स या सबसाइट्स में फ़ाइलों और दस्तावेज़ों का पूर्वावलोकन करने के लिए PowerPoint, वीडियो, स्ट्रीम, OneDrive को एकीकृत करने की क्षमता भी रखता है। आप PowerPoint स्लाइड बनाने के लिए SharePoint से फ़ाइलें डाउनलोड करने जैसे सांसारिक कार्यों से बचकर समय बचाते हैं।

शेयरपॉइंट के लाभ

प्रोजेक्ट या सामग्री प्रबंधन के लिए किसी अन्य उत्पादकता उपकरण के साथ तुलना करने पर SharePoint कई लाभ प्रदान करता है। इसके कुछ फायदे हैं:

1. पैसा बचाना

हो सकता है कि आप इसके लिए पहले से ही Microsoft 365 सदस्यता के माध्यम से भुगतान कर रहे हों। पेशेवर या व्यक्तिगत जरूरतों के लिए प्राथमिक उत्पादकता उपकरण के रूप में SharePoint का उपयोग करके ऐप्स और टूल पर अनावश्यक खर्च से बचें।

2. डेटा सुरक्षा

सरकारें और बड़े संगठन अपने संवेदनशील डेटा के साथ SharePoint पारिस्थितिकी तंत्र पर भरोसा करते हैं। इसलिए, आप बौद्धिक संपदा की चोरी के डर के बिना सहयोगी कार्य के लिए अपने रचनात्मक कार्य को SharePoint पर संग्रहीत कर सकते हैं।

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3. मापनीयता

टूल की मापनीयता आपको उत्पादकता टूल के लिए अपनी लागत का बजट बनाने की अनुमति देती है। यदि आप विभिन्न क्लाइंट्स से बहुत अधिक प्रोजेक्ट्स की आमद देखते हैं, तो आप अधिक संसाधनों और प्रोजेक्ट्स को समायोजित करने के लिए सब्सक्रिप्शन को बदल सकते हैं। जब परियोजनाएं आसान हो जाती हैं, तो आप कम-भुगतान वाली योजनाओं पर स्विच कर सकते हैं।

4. बहुउद्देशीय उपयोग

लचीलेपन और बहुउद्देशीय उपयोगिता के एक उच्च स्तर का मतलब है कि आप अपनी भूमिकाओं या रचनात्मक कौशल को बदलते रहने के दौरान मुख्य उत्पादकता उपकरण के रूप में SharePoint का जारी रख सकते हैं। जब एक परियोजना समाप्त हो जाती है, तो आप एक टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, और आपको दूसरा शुरू करने की आवश्यकता होती है। आप कई ऐप खरीदारी से बचकर बजट को कम कर सकते हैं।

फ़ाइलें, कार्य और ऐप्स का अव्यवस्था साफ़ करें

शेयरपॉइंट की विशेषताएं इसे फ़ाइल साझाकरण और भंडारण के लिए एक सरल क्लाउड समाधान के बजाय एक विस्तृत परियोजना प्रबंधन उपकरण बनाती हैं। अपने पेशेवर या व्यक्तिगत कार्यों को प्रबंधित करने के लिए SharePoint और अन्य Microsoft 365 ऐप का उपयोग करके, आप लगातार बढ़ती उत्पादकता का एक डोमिनोज़ प्रभाव बनाते हैं।