हर Office ऐप में से, OneNote का Outlook के साथ सबसे अधिक एकीकरण है। ऐसा इसलिए है क्योंकि दोनों ऐप समान उद्देश्य और संचालन साझा करते हैं। यह स्पष्ट नहीं लग सकता है कि कैसे, लेकिन आप वास्तव में OneNote को आउटलुक के कैलेंडर और टू-डू सूची टूल के साथ एक कार्य प्रबंधक के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
इस तरह से Outlook में OneNote जोड़कर, आप अपने कार्यों और संदेशों को नोटबुक में व्यवस्थित करना सुनिश्चित करते हैं। और OneNote के सहयोग सुविधाओं ने आपकी टीम के साथ इस जानकारी को साझा करना आसान बना दिया है।
हम आपको बताएंगे कि कई परियोजनाओं की जटिलताओं को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए OneNote और Outlook एकीकरण का उपयोग कैसे करें।
जहां आउटलुक टास्क कम हो जाते हैं
चाहे आप एक्शन आइटम या आसन्न प्रोजेक्ट्स का ट्रैक रख रहे हों, आप सूचियों को प्रबंधित करने और गतिविधियों को ट्रैक करने के लिए Outlook कार्यों का उपयोग कर सकते हैं। ये आपको आरंभ तिथि, नियत दिनांक, स्थिति, प्राथमिकता और प्रगति जैसी जानकारी रिकॉर्ड करने देते हैं। आप एक-समय के कार्यों और कार्यों को ट्रैक कर सकते हैं जो समय की अवधि में पुनरावृत्ति करते हैं।
यदि परियोजना में कई लोग शामिल हैं, तो आप एक योजना बना सकते हैं और प्रत्येक व्यक्ति को कार्य सौंप सकते हैं। आउटलुक आपको किसी भी जटिल एप्लिकेशन की आवश्यकता के बिना आसानी से कई परियोजनाओं और कार्यों को प्रबंधित करने में मदद करता है।
हालांकि, उनके फायदे के बावजूद, आउटलुक कार्य कुछ क्षेत्रों में कम होते हैं। जब आप किसी कार्य पर नोट्स लिख सकते हैं, तो उसमें संदर्भ का अभाव होता है। कुछ परियोजनाओं को बड़ी दृष्टि और योजना की आवश्यकता होती है। बिना किसी संदर्भ के, आप विचारों को एक साथ जोड़ने में विफल रहेंगे। और, कार्यों को वर्गीकृत करने और व्यवस्थित करने की क्षमता सीमित है; जैसे ही आप कार्य जोड़ते रहते हैं, Outlook जल्दी से बंद हो जाता है।
Outlook के लिए OneNote एड-इन सक्रिय करें
आप इसके बजाय OneNote को Outlook में एकीकृत करके कार्यों में सुधार कर सकते हैं। यहां देखें कि OneNote 2016 के लिए या Windows 10 में OneNote के लिए कैसे करें।
OneNote 2016
यदि OneNote आपके Outlook के संस्करण में सक्रिय नहीं है, तो ऐड-इन को सक्रिय करने के लिए इन चरणों का पालन करें।
Outlook खोलें। खाता जानकारी विंडो प्रकट करने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें। फिर बाईं ओर के विकल्प पर क्लिक करें।
Outlook विकल्प विंडो से, बाईं ओर स्थित ऐड-इन्स विकल्प पर क्लिक करें। यहां, आप सक्रिय, निष्क्रिय और अक्षम एप्लिकेशन ऐड-इन्स की सूची देखेंगे।
यदि OneNote निष्क्रिय अनुप्रयोग ऐड-इन्स पर है , तो स्क्रीन के नीचे प्रबंधित करने के लिए COM ऐड-इन्स चुनें। फिर, Go बटन पर क्लिक करें। संवाद बॉक्स से, Outlook आइटम के बारे में OneNote नोट्स की जाँच करें, फिर ठीक पर क्लिक करें।
अब आपको होम टैब में OneNote आइकन देखना चाहिए।
विंडोज 10 में OneNote
OneNote ऐप में, ऐड-इन को सक्रिय करने की प्रक्रिया थोड़ी अलग है। Outlook विकल्प संवाद बॉक्स खोलने के लिए ऊपर से समान चरणों को दोहराएं। फिर उन्नत टैब पर क्लिक करें, नीचे स्क्रॉल करें और यदि उपलब्ध हो तो Windows 10 के लिए OneNote के साथ OneNote के लिए उपयोग भेजें सक्षम करें । ओके पर क्लिक करें।
नोट: OneNote को भेजें एक ऑफ़लाइन COM ऐड-इन है जो OneNote 2016 और पुराने संस्करणों के साथ अच्छी तरह से काम करता है, जैसे 2010 और 2013। यदि आप विंडोज 10 के लिए ऐड-इन की जांच करते हैं, तो Outlook OneNote ऐप का उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर करता है। पहले COM ऐड-इन को पुनर्स्थापित करने के लिए, इस विकल्प को अनचेक करें और OneNote 2016 के लिए फिर से प्रक्रिया का पालन करें।
OneNote में Outlook कार्य जोड़ें
सबसे पहले, आपको यह तय करना होगा कि क्या दी गई नोटबुक व्यक्तिगत है या साझा की गई है। एक साझा नोटबुक के साथ, आप टीम के अन्य सदस्यों के साथ नोट्स साझा कर सकते हैं और उपयोगकर्ताओं को नोटबुक को संपादित करने देने का विकल्प चुन सकते हैं।
संपादन विशेषाधिकारों के साथ कार्य, मीटिंग नोट्स, और बहुत कुछ जोड़ सकते हैं। टिप्पणियों को अलग-अलग रंगों में दिखाया गया है ताकि यह स्पष्ट हो सके कि किसने परियोजना को आगे बढ़ाया।
OneNote में एक साझा नोटबुक बनाएं
हम प्रोजेक्ट नामक OneNote नोटबुक बनाएंगे और कई छोटी परियोजनाओं को रखने के लिए अनुभाग समूहों का उपयोग करेंगे। प्रत्येक अनुभाग समूह में, मीटिंग मिनट, संवाददाता और कार्य जैसे अनुभाग जोड़ें। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अधिक या फिर सेक्शन जोड़ सकते हैं।
नोटबुक साझा करने के लिए, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें। फिर, शेयरिंग विकल्प प्रदर्शित करने के लिए शेयर पर क्लिक करें । शेयर शीर्षक के तहत, लोगों के साथ साझा करें पर क्लिक करें । उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करें जिन्हें आप आमंत्रित करना चाहते हैं, शेयर सेटिंग ( दृश्य या संपादित करें ) का चयन करें , और साझा करें पर क्लिक करें ।
अपने कार्य को OneNote पर भेजें
Outlook में, कार्यपट्टी मॉड्यूल पर स्विच करने के लिए नेविगेशन बार में कार्य बटन पर क्लिक करें। फिर, रिबन पर न्यू टास्क बटन पर क्लिक करें या Ctrl + N दबाएं । यदि आवश्यक हो, तो विषय के विवरण, नियत तारीख, अनुस्मारक और प्राथमिकता भरें। रिबन में Send to OneNote आइकन पर क्लिक करें।
दिखाई देने वाले संवाद बॉक्स से, अपनी नोटबुक और अनुभाग का स्थान चुनें और ठीक पर क्लिक करें। अपने कार्य को देखने के लिए, हमारे द्वारा अभी बनाए गए कार्य अनुभाग पर जाएँ। अपने कार्यों को OneNote में लाकर, आप उस कार्य से संबंधित जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए एक केंद्रीय स्थान प्रदान करते हैं।
फिर, टेबल, स्क्रीन क्लिपिंग, एक एक्सेल स्प्रेडशीट, या यहां तक कि एक माध्यमिक टू-डू सूची जोड़ें। टीम के अन्य सदस्य यह देख सकेंगे कि आप किस पर काम कर रहे हैं, कार्य विवरण पढ़ें और प्रतिक्रिया दें। यहां OneNote के साथ टू-डू सूची का उपयोग करने के बारे में कुछ सुझाव दिए गए हैं।
OneNote पर एक Outlook ईमेल सहेजें
ईमेल भेजने की प्रक्रिया कार्यों के समान है। अपना ईमेल इनबॉक्स खोलें। उस संदेश का चयन करें जिसे आप OneNote में सहेजना चाहते हैं। और रिबन में Send to OneNote आइकन पर क्लिक करें। संवाद बॉक्स से, उस स्थान का चयन करें जहाँ आप संदेश संग्रहीत करना चाहते हैं और ठीक पर क्लिक करें।
आप अपने प्रोजेक्ट में शामिल अन्य हितधारकों के लिए OneNote से ईमेल के माध्यम से एक पृष्ठ भी साझा कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उन नोटों के पृष्ठ पर नेविगेट करें जिन्हें आप OneNote में ईमेल करना चाहते हैं। फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर भेजें पर क्लिक करें। सूची से कोई भी वांछित विकल्प चुनें; यदि सामग्री में कई खंड, टेबल या चित्र हैं, तो इसे पीडीएफ के रूप में भेजना बेहतर है।
Outlook मीटिंग के साथ OneNote का
कैलेंडर ऐप में अपॉइंटमेंट्स, इवेंट्स और मीटिंग्स का आपका शेड्यूल होता है। सभी कैलेंडर आइटम एक नियुक्ति के रूप में शुरू होते हैं। यह एक ऐसी गतिविधि है जिसमें अन्य लोग या संसाधन शामिल नहीं होते हैं। एक घटना कम से कम एक बार होती है और 24 घंटे या उससे अधिक समय तक रहती है।
एक नियुक्ति एक बैठक बन जाती है जब आप अन्य लोगों को शामिल करते हैं और संसाधन शामिल करते हैं, जैसे कि सम्मेलन कक्ष। आउटलुक के साथ, आप बैठक का अनुरोध करने, मीटिंग की तारीख पर नज़र रखने और मीटिंग मिनट की प्रक्रिया को स्वचालित करके कीमती समय बचा सकते हैं।
कैलेंडर मॉड्यूल पर स्विच करने के लिए नेविगेशन बार में कैलेंडर बटन पर क्लिक करें। वह मीटिंग ढूंढें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, मीटिंग विंडो खोलने के लिए उसे डबल-क्लिक करें। फिर, रिबन में स्थित मीटिंग नोट्स आइकन पर क्लिक करें।
OneNote 2016 को मीटिंग नोट्स भेजें
एक संवाद बॉक्स यह पूछते हुए दिखाई देता है कि क्या आप मीटिंग के साथ नोट्स साझा करना चाहते हैं या अपने आप नोट्स लेना चाहते हैं । पूर्व विकल्प एक साझा OneNote नोटबुक के साथ काम करता है। बाद वाला विकल्प आपके निजी नोटबुक के साथ काम करता है। हालाँकि, आप उन्हें ईमेल के माध्यम से साझा कर सकते हैं।
अपने हिसाब से टेक नोट्स का चयन करें। फिर संवाद बॉक्स से अपने मीटिंग नोट्स का स्थान चुनें। आपकी जानकारी वाला एक नया पृष्ठ OneNote में खुलता है। नोट्स शीर्षक के नीचे, अपने एक्शन आइटम लिखना शुरू करें। यदि पॉवरपॉइंट प्रस्तुति है, तो आप पेज में स्लाइड का प्रिंटआउट डाल सकते हैं।
जब मीटिंग समाप्त हो जाती है, तो रिबन में ईमेल पेज आइकन पर क्लिक करें। एक Outlook संदेश विंडो शीर्ष पर उपस्थित लोगों के पतों के साथ खुलेगी। फिर, मीटिंग नोट्स भेजने के लिए भेजें बटन पर क्लिक करें। आपके उपस्थित लोगों को मुख्य बिंदुओं और हैंडआउट्स का पता चल जाएगा। प्रिंटआउट लेने और उन्हें वितरित करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
OneNote ऐप पर अपने मीटिंग नोट्स भेजें
यदि आप Windows 10 के लिए OneNote ऐप का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि Send to OneNote ऐड-इन चेक किया गया है। वह मीटिंग ढूंढें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, फिर रिबन में मीटिंग नोट्स आइकन पर क्लिक करें। अपनी नोटबुक का स्थान चुनें, और सहेजें पर क्लिक करें ।
वैकल्पिक रूप से, आप अपनी बैठकों के दौरान विशिष्ट प्रकार के नोटों को पकड़ने के लिए स्थापित प्री-बिल्ट नोट कंटेनरों के साथ एक संरचित पृष्ठ बना सकते हैं। यहां OneNote में पेज टेम्प्लेट बनाने का ट्यूटोरियल दिया गया है।
OneNote टैग का सीखें
Outlook के साथ OneNote एकीकरण प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यों का एक बहुत संभाल सकता है। एकीकरण सेट करते समय थोड़ा सा समय लगता है और आप जल्दी से वर्कफ़्लो में समायोजित हो जाएंगे।
OneNote में कई विशेषताएं हैं, लेकिन प्रत्येक व्यवसाय के स्वामी या प्रबंधक को सीखना चाहिए कि OneNote में टैग का उपयोग कैसे किया जाए। यह जानकारी को वर्गीकृत करने का एक प्रभावी तरीका है और आपको बाद में उन्हें खोजने में मदद करता है।