जानकारी एक कहानी बता सकती है यदि आप जानते हैं कि अपने डेटा को ठीक से कैसे छांटा जाए जंबल्ड स्प्रेडशीट को देखना केवल आपको भ्रमित करने वाला है, लेकिन Google शीट जैसी स्प्रेडशीट आपके डेटा को तार्किक तरीके से छांटना आसान बनाती हैं।
Google शीट्स में कॉलम को सॉर्ट करने के लिए कुछ अलग तरीके हैं, जिसमें फ़िल्टर जोड़ना या कई कॉलमों को सॉर्ट करना शामिल है। और एक बार जब सब कुछ हल हो जाता है, तो आप अपने डेटा को ग्राफ़ और चार्ट के साथ कल्पना कर सकते हैं ताकि इसे समझना और भी आसान हो सके।
कॉलम द्वारा Google पत्रक छाँटना
स्प्रेडशीट कॉलम और पंक्तियों का उपयोग करते हैं। स्तंभ ऊपर से नीचे तक जाते हैं, और पंक्तियाँ बाएं से दाएं जाती हैं। पंक्तियों को गिना जाता है, और स्तंभों को अक्षरों के साथ संदर्भित किया जाता है। नंबर और अक्षर क्रमशः स्प्रेडशीट के बाएं और शीर्ष किनारों पर दिखाई देते हैं।
स्प्रेडशीट को आमतौर पर संरचित किया जाता है ताकि प्रत्येक पंक्ति सूचना के एक समूह का प्रतिनिधित्व करे और प्रत्येक कॉलम उस जानकारी के एक टुकड़े का प्रतिनिधित्व करे। उदाहरण के लिए, Spotify के संगीत डेटाबेस के डेटा का चयन यहां किया गया है:
प्रत्येक पंक्ति एक गाने का प्रतिनिधित्व करती है। और प्रत्येक स्तंभ उस गीत के बारे में जानकारी का प्रतिनिधित्व करता है: कलाकार, गीत का शीर्षक, शैली, और इसी तरह।
यदि आप एक स्तंभ पत्र पर होवर करते हैं, तो आपको एक ड्रॉपडाउन तीर आइकन दिखाई देगा। उस कॉलम से आपके द्वारा किए जा सकने वाले कार्यों का ड्रॉपडाउन मेनू देखने के लिए तीर पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन के चौथे खंड को देखते हुए, आपको दो सॉर्ट शीट विकल्प दिखाई देंगे। जब आप उन विकल्पों में से एक पर क्लिक करते हैं, तो Google पत्रक उस कॉलम के सभी डेटा को वर्णानुक्रम में बदल देंगे, जिससे प्रत्येक पंक्ति में सभी डेटा एक साथ चिपक जाते हैं।
दूसरे शब्दों में, आप उस कॉलम में डेटा द्वारा पूरे दस्तावेज़ को सॉर्ट कर रहे हैं। आप केवल उस कॉलम को नहीं छांट रहे हैं। आप कार्रवाई ड्रॉपडाउन को प्रकट करने के लिए कॉलम हेडर पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं।
दस्तावेज़ को सॉर्ट करने का दूसरा तरीका है एकल कक्ष पर क्लिक करके और मेनू बार से डेटा का चयन करना। आप इस मेनू के बहुत ऊपर उपलब्ध समान सॉर्ट शीट विकल्प देख सकते हैं।
वे यह भी निर्दिष्ट करते हैं कि स्पष्टता के लिए शीट किस कॉलम को छांटेगी।
यदि आप अभी स्प्रेडशीट के साथ शुरू कर रहे हैं , तो Google शीट टेम्पलेट खोजने के लिए यहां सबसे अच्छे तरीके हैं ताकि आपको खरोंच से शुरू करने की आवश्यकता न हो।
नामकरण द्वारा अपने कॉलम को स्पष्ट करें
कच्चे आंकड़ों को देखकर भ्रम हो सकता है। यह अनाम डेटा के लिए विशेष रूप से सच है, जैसे आप Spotify के संगीत डेटाबेस को पा सकते हैं।
यह प्रत्येक स्तंभ के शीर्ष पर एक नाम रखने के लिए उपयोगी है, न कि केवल एक पत्र से ताकि आप प्रत्येक स्तंभ की पहचान कर सकें। पहली पंक्ति को राइट-क्लिक करें और इसके ऊपर एक नई पंक्ति बनाने के लिए Insert 1 का चयन करें । अब इस पंक्ति में अपने प्रत्येक कॉलम के लिए एक नाम लिखें।
आप उनकी सामग्री को बेहतर ढंग से पढ़ने के लिए कॉलम की चौड़ाई का भी आकार बदल सकते हैं। यदि आप स्तंभ शीर्ष लेख के दाएँ किनारे पर मंडराते हैं, तो आपको एक दाएँ तीर दिखाई देगा। स्तंभ की चौड़ाई बदलने के लिए उसे खींचें। यह पंक्तियों पर भी काम करता है, लेकिन अक्सर इसका उपयोग नहीं किया जाता है।
अब जब हमने अपने कॉलम को नाम दिया है, तो हमें एक और समस्या है। यदि आप स्तंभों को क्रमबद्ध करते हैं, तो स्तंभ नाम बाकी डेटा के साथ खो जाएगा क्योंकि चादरें नहीं जानती हैं कि यह नियमित डेटा नहीं है। लेकिन उस पंक्ति को स्थिर करने के लिए एक चाल है।
आपको शीर्ष पंक्ति को फ्रीज़ करने के लिए कुछ विशेष चुनने की आवश्यकता नहीं है। मेनू से, दृश्य> फ्रीज> 1 पंक्ति चुनें । आप देख सकते हैं कि अगर आपने अपने दस्तावेज़ में नीचे स्क्रॉल किया तो यह काम कर गया। आप देखेंगे कि जमी हुई पंक्ति शीट के ऊपर चिपक जाती है।
ऐसा करने का एक और तरीका भी है। यदि आप उपरोक्त तस्वीर को देखते हैं, तो आप एक मोटी ग्रे लाइन देखेंगे जो जमी हुई पंक्ति को अलग करती है। यह आमतौर पर खाली सेल में ऊपरी-बाएं-कोने में होता है। आप देख सकते हैं कि स्तंभों को स्थिर करने के लिए उपयोग किया जाने वाला ऊर्ध्वाधर विभक्त अभी भी है।
आप उन ग्रे लाइनों को खींच सकते हैं जो जमे हुए स्तंभों और पंक्तियों को समायोजित करने के लिए हैं। डिवाइडर को किसी कॉलम या रो से हटाते समय, सुनिश्चित करें कि आप डिवाइडर को खींच रहे हैं और कॉलम या रो को आकार नहीं दे रहे हैं।
कई स्तंभों द्वारा क्रमबद्ध करके छिपे हुए संबंध खोजें
एकल कॉलम द्वारा छंटनी आपके डेटा को व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है। यदि आप गाने या एल्बमों की एक वर्णमाला सूची देखना चाहते हैं, तो आपको बस यही चाहिए। लेकिन अगर आप डेटा का विश्लेषण करना चाहते हैं, तो यह कई कॉलमों को छाँटने में मदद करता है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप देखना चाहते हैं कि प्रत्येक एल्बम में सबसे लोकप्रिय गाने कौन से हैं। पहली बात यह है कि अपने सभी डेटा का चयन करें। आप ऐसा कर सकते हैं कि ऊपरी-बाएँ कोने में खाली सेल पर क्लिक करके या Ctrl + A दबाकर। अगला, मेनू बार में डेटा ड्रॉपडाउन से क्रमबद्ध श्रेणी चुनें।
क्लिक डेटा में अक्षरों के बजाय जमे हुए कॉलम शीर्षक देखने के लिए हेडर पंक्ति है। यदि आपके पास कई स्तंभ हैं, जैसे कि इस स्प्रेडशीट में, जो A से Z तक जाता है, तो यह बहुत मदद करता है।
अगला चरण उस पहले कॉलम को चुनना है जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। फिर एक और प्रकार का कॉलम जोड़ें पर क्लिक करें और दूसरा चुनें। आप जितने चाहें उतने कॉलम को सॉर्ट कर सकते हैं। और आप उन्हें अलग-अलग दिशाओं में सॉर्ट कर सकते हैं। इस उदाहरण में, लोकप्रियता को उच्च से निम्न में क्रमबद्ध किया जाता है ताकि हम सबसे लोकप्रिय ट्रैक पहले देख सकें।
जिस क्रम में आप कॉलम जोड़ते हैं वह महत्वपूर्ण है क्योंकि Google पत्रक उस क्रम में उन्हें सॉर्ट करेगा। इसलिए यदि हमने पहले लोकप्रियता को चुना, तो हमने अगले एल्बमों को चुना, हमें लोकप्रियता के क्रम में सभी गीतों की एक सूची मिलेगी। फिर जिन एल्बमों में समान लोकप्रियता वाले गाने होते हैं, उन्हें वर्णानुक्रम से सॉर्ट किया जाएगा।
इसके बजाय हम क्या करना चाहते हैं, पहले नाम से एल्बम एल्बम करें, फिर उस एल्बम के भीतर से सबसे अधिक लोकप्रियता वाले गाने ढूंढें।
इस तरह से अपनी स्प्रेडशीट को छाँटना केवल शुरुआत है जो आप Google शीट के साथ कर सकते हैं। अधिक जानने के लिए, इन शक्तिशाली Google शीट स्क्रिप्ट की जाँच करें।
फ़िल्टर के साथ अगले स्तर पर जाएं
अब जब आपने कॉलम को क्रमबद्ध करना सीख लिया है, तो अगला चरण यह है कि उन्हें कैसे फ़िल्टर किया जाए। छनन वास्तव में छँटाई के साथ अच्छी तरह से काम करता है क्योंकि यह आपको विशिष्ट डेटा की खोज करने और दिखाए गए डेटा को सीमित करने देता है।
उदाहरण के लिए, आप एक कलाकार को खोज सकते हैं और उनके एल्बमों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। या, आप शीट को केवल 0.8 या उससे अधिक के डांसबिलिटी स्कोर के साथ गाने दिखाने के लिए फ़िल्टर कर सकते हैं और कुछ नहीं।
आप मेनू बार में डाटा ड्रॉपडाउन से एक फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक के आधार पर फ़िल्टर सक्रिय कर सकते हैं। फिर कॉलम शीर्षक उनके बगल में तीन लाइनों के साथ एक आइकन दिखाएगा। यदि आप इस आइकन पर क्लिक करते हैं, तो एक मेनू जिसमें खोज और फ़िल्टर विकल्प हैं, आपको पता लगाने के लिए पॉप अप होगा
बधाई हो! अब आप एक समर्थक की तरह अपने डेटा का प्रबंधन करने के लिए एक कदम करीब हैं।