Microsoft Office में पूर्ण दक्षता कीबोर्ड शॉर्टकट के उपयोग की मांग करती है। हालाँकि Microsoft Excel के लिए बहुत सारे बिल्ट-इन कीबोर्ड कीबोर्ड हैं, सबसे अच्छे वर्कफ़्लो के लिए आपको अपनी ज़रूरतों को बेहतर करने के लिए आमतौर पर उन शॉर्टकट्स को एडिट या कस्टमाइज़ करना पड़ता है।
सौभाग्य से, एक्सेल कुछ अनुकूलन करने योग्य कीबोर्ड शॉर्टकट का समर्थन करता है, और हम आपको यह दिखाने के लिए हैं कि अपना खुद का निर्माण कैसे करें।
डिफ़ॉल्ट एक्सेल कीबोर्ड शॉर्टकट पर एक नोट
दुर्भाग्य से, यह एक्सेल कस्टम शॉर्टकट दायरे में बिल्कुल सही नहीं है। एक्सेल मानक शॉर्टकट को ओवरराइड करने के लिए कार्यक्षमता प्रदान नहीं करता है, इसलिए आप पहले से मौजूद कुछ के लिए शॉर्टकट कुंजी को समायोजित नहीं कर सकते।
इस प्रकार, कीबोर्ड शॉर्टकट के तीन मुख्य प्रकार हैं:
- मानक शॉर्टकट, जैसे इटैलिक के लिए Ctrl + I , जिसे आप एक्सेल में नहीं बदल सकते।
- Alt शॉर्टकट, जहां आप रिबन आइटम के लिए शॉर्टकट सक्रिय करने के लिए Alt कुंजी दबाते हैं। उदाहरण के लिए, Alt> N> T दबाकर रिबन पर इन्सर्ट टैब चुनें, इसके बाद टेबल विकल्प होगा।
- मैक्रो शॉर्टकट, जो पूरी तरह से अनुकूलित हैं। हम इन पर थोड़ा चर्चा करेंगे।
इसलिए जब आप किसी भी डिफ़ॉल्ट शॉर्टकट को ट्विक नहीं कर सकते हैं, तब भी आप रिबन पर बहुत अधिक कार्यक्षमता का उपयोग कर सकते हैं या मैक्रोज़ बना सकते हैं। इस प्रकार, हम कस्टम शॉर्टकट बनाने के लिए उन विकल्पों का उपयोग करेंगे।
1. कस्टम क्विक एक्सेस टूलबार कमांड
क्विक एक्सेस टूलबार (QAT) कमांडों की एक सहायक पट्टी है जो हमेशा आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर रहती है। डिफ़ॉल्ट रूप से, इसमें केवल कुछ विकल्प शामिल हैं, जैसे कि सहेजें , पूर्ववत करें , और फिर से करें , जिन्हें आप निकालना चाहते हैं, क्योंकि उनके पास पहले से ही आसान कीबोर्ड शॉर्टकट हैं। लेकिन आप QAT में कई और कमांड जोड़ सकते हैं।
हमने उल्लेख किया कि Alt कोड आपको रिबन पर कुछ भी एक्सेस करने देता है। यदि आप Alt दबाते हैं, तो आपको कुछ पॉपअप शॉर्टकट कुंजियों पर ध्यान देना चाहिए जो QAT के पास भी दिखाई देती हैं, जिससे आप अपनी इच्छा के अनुसार किसी भी Excel कमांड को एक-चरण शॉर्टकट दे सकते हैं।
आप जैसे चाहें एक्सेल में क्विक एक्सेस टूलबार सेट करने के लिए, वर्तमान आइकन के दूर दाईं ओर ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें। आप यहां कुछ सामान्य विकल्पों की जांच कर सकते हैं, लेकिन एक पूर्ण सूची के लिए, आप अधिक आदेशों का चयन करना चाहेंगे।
यह अनुकूलन विंडो खोलता है, जहां आपको बाएं बॉक्स में उपलब्ध आदेशों की एक सूची दिखाई देगी और दाईं ओर आपका QAT कमांड दिखाई देगा।
क्विक एक्सेस टूलबार को कस्टमाइज़ करना
राइट बॉक्स में किसी भी कमांड पर क्लिक करें और इसे मिटाने के लिए निकालें बटन को हिट करें या मौजूदा आइटमों को री-ऑर्डर करने के लिए बॉक्स के दाईं ओर एरो बटन का उपयोग करें। एक बार जब आप उस क्रमबद्ध हो जाते हैं, तो आप जो नया कमांड जोड़ना चाहते हैं उसे खोजने के लिए बाएं बॉक्स को देखें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, ड्रॉपडाउन बॉक्स पॉपुलर कमांड दिखाता है, लेकिन आप इसे कमांड में बदल सकते हैं न कि रिबन में अगर आप पहले से ही वहां क्या है, इसे डुप्लिकेट करने से बचना चाहते हैं। आप सभी कमानों को भी दिखा सकते हैं, लेकिन चेतावनी दी जाए कि एक लंबी सूची है।
सूची के माध्यम से एक नज़र डालें और उन सभी कार्यों का चयन करें, जिन्हें आप तुरंत एक्सेस करना चाहते हैं। QAT बहुत सारी आज्ञाओं की अनुमति देता है, इसलिए अपने पसंदीदा में से कई लेने से डरो मत या कोशिश करने के लिए कुछ नई सुविधाएँ भी ढूंढें।
यदि आप समूह बनाना चाहते हैं, तो <विभाजक> नामक एक विकल्प है जो आपको आइकनों के बीच एक विभक्त जोड़ने की सुविधा देता है। और भविष्य के लिए अपने सेटअप को संरक्षित करने के लिए, अपने अनुकूलन को निर्यात करने के लिए इस विंडो में आयात / निर्यात बटन का उपयोग करें।
एक बार जब आप सब कुछ प्राप्त कर लेते हैं, तो अपने नए और बेहतर क्यूएटी के साथ एक्सेल पर लौटने के लिए बस ठीक क्लिक करें। जब आप इसके किसी एक फंक्शन को एक्सेस करना चाहते हैं, तो इसे तुरंत निष्पादित करने के लिए, ऑल्ट को कमांड की संख्या के बाद दबाएं।
यह सही कमांड खोजने के लिए मेनू के माध्यम से शिकार करने की तुलना में बहुत तेज है।
2. अपना खुद का एक्सेल मैक्रोज़ बनाएं
मैक्रोज़ ऑफ़िस की एक अत्यंत उपयोगी (अभी तक अक्सर अनदेखी) सुविधा है जो आपको कार्यों की एक श्रृंखला रिकॉर्ड करने और स्वचालित रूप से उन्हें वापस खेलने की अनुमति देती है। यदि आपको जटिल सूत्रों को याद रखने में परेशानी होती है, उदाहरण के लिए, आप स्वचालित रूप से विशिष्ट कोशिकाओं पर सूत्र लागू करने के लिए एक मैक्रो बना सकते हैं।
एक्सेल प्रदर्शन करने के लिए मैक्रोज़ वास्तव में केवल विज़ुअल बेसिक कोड चल रहे हैं, लेकिन आपको यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि मैक्रोज़ का लाभ उठाने के लिए कैसे प्रोग्राम किया जाए।
उनका उपयोग करने के साथ आरंभ करने के लिए, फ़ाइल> विकल्प पर जाकर डेवलपर रिबन टैब को सक्षम करें और बाएं फलक पर कस्टमाइज़ रिबन चुनें। दाईं ओर, सुनिश्चित करें कि डेवलपर को चेक किया गया है, फिर वापस लौटने के लिए ओके दबाएं।
रिकॉर्डिंग न्यू मैक्रोज़
अब आप अपना पहला मैक्रो रिकॉर्ड कर सकते हैं। रिबन पर डेवलपर टैब पर जाएं और कोड अनुभाग में रिकॉर्ड मैक्रो चुनें। इसे याद रखने के लिए इसे एक नाम दें (इसमें स्थान नहीं हो सकते) और इसे एक कुंजी प्रदान करें जो आपके लिए काम करे।
शॉर्टकट बॉक्स Ctrl + एक और कुंजी दिखाता है, लेकिन आप कुंजी का चयन करते समय इसे पकड़कर शिफ्ट भी जोड़ सकते हैं। ध्यान रखें कि आप यहां मानक कीबोर्ड शॉर्टकट को ओवरराइड कर सकते हैं, इसलिए यदि आप अपने मैक्रो को Ctrl + Z के साथ चलाते हैं, तो आप उस शॉर्टकट को अब पूर्ववत उपयोग करने में सक्षम नहीं होंगे।
में स्टोर मैक्रो के तहत, व्यक्तिगत मैक्रो वर्कबुक का चयन करें । यह एक फ़ाइल है जो आपको एक्सेल वर्कबुक के बीच मैक्रोज़ साझा करने की अनुमति देती है, जो शॉर्टकट को परिभाषित करने के लिए एकदम सही है। यदि आप केवल एक कार्यपुस्तिका पर मैक्रोज़ चलाना चाहते हैं, तो इस सेटिंग को इस कार्यपुस्तिका में बदलें। अपने मैक्रो को एक संक्षिप्त विवरण दें यदि आप चाहें, तो ठीक पर क्लिक करें।
यहां से, आप जो कुछ भी करते हैं वह रिकॉर्ड किया जाता है। आपके द्वारा चयनित कोई भी सेल, आपके द्वारा लागू किए जाने वाले फ़ॉन्ट परिवर्तन, या आपके द्वारा लिखे गए वर्ण आपके मैक्रो बन जाते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, आप एक मैक्रो बना सकते हैं जो सेल बी 3 का चयन करता है, "टेस्ट" टाइप करता है और इसे बोल्ड करता है। आपके द्वारा रिकॉर्ड किए जाने वाले कार्य को पूरा करने के बाद, मैक्रो को समाप्त करने के लिए डेवलपर टैब पर स्टॉप रिकॉर्डिंग चुनें।
मैक्रोज़ का उपयोग और संपादन
इसके बाद, आप डेवलपर टैब के समान कोड अनुभाग से मैक्रोज़ चुनकर अपने मैक्रो तक पहुंच सकते हैं। यह आपके मैक्रोज़ की सूची दिखाता है; यदि आप चाहते हैं, तो मैक्रो के लिए विज़ुअल बेसिक कोड देखने के लिए एडिट दबाएं। यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि आपने कोई अतिरिक्त कदम रिकॉर्ड नहीं किया है, भले ही आप कोड को पूरी तरह से नहीं समझते हों।
एक बार जब आप संतुष्ट हो जाते हैं, तो आप अपने मैक्रो को चलाने के लिए किसी भी समय सौंपी गई कुंजी कॉम्बो दबा सकते हैं। बाद में कुंजी संयोजन को बदलने के लिए, इसे मैक्रोज़ की सूची में चुनें और विकल्प चुनें।
यहां एक उन्नत टिप दी गई है: आप मैक्रोज़ और QAT को भी मिला सकते हैं। एक बार जब आपने एक मैक्रो को सहेज लिया है, तो QAT मेनू को फिर से खोलें और बॉक्स से Macros में कमांड चुनें । सूची से आपके द्वारा बनाए गए मैक्रो का चयन करें, और आप इसे किसी अन्य कार्रवाई की तरह ही QAT में जोड़ सकते हैं।
इस प्रकार, यदि आपको मैक्रो शॉर्टकट कॉम्बो को याद रखने में परेशानी होती है, तो आप उन्हें QAT से Alt और एक नंबर से चला सकते हैं।
मैक्रों के साथ आप जो करते हैं वह आपके ऊपर है, लेकिन इसमें संभावनाएं हैं। आप एक्सेल में एक नियमित आधार पर कुछ भी सोचते हैं जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं, और इसके लिए मैक्रो बनाने का प्रयास करें। इन थकाऊ कार्यों को स्वचालित करने से आप घंटों का समय बचा सकते हैं।
अधिक विचारों और मदद के लिए एक्सेल मैक्रोज़ बनाने के लिए हमारे गाइड पर एक नज़र डालें।
आसानी से कस्टम एक्सेल शॉर्टकट बनाएँ
अब आपको किसी विशेष सुविधा को खोजने के लिए एक्सेल मेनू के माध्यम से दोहराए जाने वाले कार्यों या शिकार करने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। शॉर्टकट सेट करने के लिए थोड़ा सा लेते हैं और हर कोई अलग-अलग चाहते हैं, लेकिन वे एक्सेल दक्षता के लिए महत्वपूर्ण हैं।
एक बार कुछ करने के बाद मैक्रोज़ डरावने नहीं होते हैं, और QAT सभी के लिए आसान है। लेकिन उन एकमात्र टाइमवेर्स नहीं हैं जिन्हें एक्सेल छुपा रहा है।
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