बहुत से लोग कार्यालय के अंदर और दूर से सहकर्मियों के साथ संवाद करने के लिए नियमित रूप से Microsoft Teams का उपयोग करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए सबसे प्रभावी तरीकों में से एक माना जाता है कि आप अपनी टीम के लोगों के साथ संपर्क में रह सकते हैं, लेकिन क्या होगा यदि आपको लोगों को यह बताने की ज़रूरत है कि आप आसानी से उपलब्ध नहीं हैं? Microsoft Teams के पास आपकी प्रोफ़ाइल के लिए "कार्यालय से बाहर" स्थिति सेट करने की एक विधि है, जिससे स्टाफ सदस्यों को पता चल सके कि आप कब दोपहर के लिए, कई दिनों की छुट्टी पर, या लंबी अवधि के लिए बाहर जाएंगे।
मैं टीमों के लिए अपनी 'कार्यालय से बाहर' स्थिति स्थापित करने के लिए कहां जाऊं?
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि आपकी Microsoft टीम और आउटलुक कैलेंडर समन्वयित हैं। इसमें आपकी कार्यालय से बाहर की स्थिति और स्वचालित उत्तर शामिल हैं। इसलिए, आप Microsoft Teams में जो कुछ भी सेट करेंगे वह Outlook में प्रतिबिंबित होगा। इसी तरह, आप आउटलुक में अपनी आउट-ऑफ-ऑफिस स्थिति सेट कर सकते हैं, और यह टीम्स में दिखाई देगी; हालाँकि, पहले वाले का निर्देश अधिक सीधा है।
सबसे पहले, आप टीम्स में अपने प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक कर सकते हैं और शॉर्टकट के रूप में सीधे ऑफिस से बाहर शेड्यूल पर जा सकते हैं। यह आपको सेटिंग क्षेत्र में ले जाएगा जहां आप आगे बढ़ सकते हैं। आप अपने प्रोफ़ाइल आइकन के बगल में तीन-बिंदु वाले आइकन पर भी क्लिक कर सकते हैं, फिर सेटिंग्स > सामान्य पर जाएं, फिर पृष्ठ के नीचे स्क्रॉल करें। वहां, आपको कार्यालय से बाहर की सेटिंग मिलेगी और शेड्यूल पर क्लिक करें।
स्वचालित उत्तरों पर टॉगल करें और नीचे दिए गए टेक्स्ट बॉक्स में एक संदेश दर्ज करें जिसमें उस समयावधि का विवरण दिया गया हो जब आप उपलब्ध नहीं होंगे। ध्यान दें कि यह स्थिति केवल आंतरिक संगठन संपर्कों के लिए है। यदि आप इस बिंदु पर सेव दबाते हैं, तो आपके लिए सेट करने के लिए कोई समय और तारीख उपलब्ध नहीं होगी, इसलिए वापस लौटने पर आपको अपने स्वचालित उत्तरों को मैन्युअल रूप से बंद करना होगा।
यदि आपको अपने कार्यस्थल से परे स्वचालित उत्तरों को चालू करने की आवश्यकता है, तो मेरे संगठन के बाहर उत्तर भेजें पर क्लिक करें और उसके नीचे टेक्स्ट बॉक्स में एक समान संदेश दर्ज करें। फिर एक समय अवधि के दौरान उत्तर भेजें पर क्लिक करें और वह तारीखें निर्धारित करें जब आपका स्वचालित उत्तर बहाल होने पर आप दूर रहेंगे।
सहेजें पर क्लिक करें, और यह टीम और आउटलुक दोनों के साथ समन्वयित हो जाएगा।
टीमों पर 'कार्यालय से बाहर' अनुस्मारक कैसे सेट करें
एक बार जब आप Microsoft Teams में अपनी "कार्यालय से बाहर" स्थिति सेट कर लेते हैं, तो आप एक संदेश सेट कर सकते हैं जो आपके चैट में दिखाई देगा, सहकर्मियों को सचेत करेगा कि आप उन्हें ईमेल किए बिना उपलब्ध नहीं हैं। जैसा कि पहले बताया गया है, आप शेड्यूल और आउट-ऑफ़-ऑफ़िस विकल्प तक पहुंचने के लिए अपने प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक कर सकते हैं। हालाँकि, इस क्षेत्र में एक "स्टेटस मैसेज सेट करें" विकल्प भी है, जहां आप अपने सहकर्मियों के लिए एक संदेश सेट कर सकते हैं जिसमें कहा गया है कि आप एक निर्धारित समय के लिए उपलब्ध नहीं होंगे।
आपके प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक करने से एक ड्रॉपडाउन मेनू खुल जाएगा, और फिर आप सेट स्थिति संदेश पर क्लिक करें और अपना संदेश टाइप करें। यदि कोई आपको संदेश भेजने का प्रयास करता है, तो स्थिति चैट में दिखाई देगी। ध्यान रखें कि यह "कार्यालय से बाहर" स्थिति नहीं है और आउटलुक के साथ समन्वयित नहीं है।