माइक्रोसॉफ्ट के ऑफिस सूट में अलग-अलग कार्यों के लिए अलग-अलग ऐप हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि आप एक डेटाबेस बनाना चाहते हैं, तो Microsoft Access के पास आपकी पीठ है। एक्सेस अधिकांश सुविधाएँ प्रदान करता है जिनकी आप एक रिलेशनल डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली से अपेक्षा करते हैं। आप कुछ नाम रखने के लिए टेबल, फॉर्म, प्रश्न, संबंध, रिपोर्ट, मैक्रोज़, मॉड्यूल बना सकते हैं।
लेकिन समय-समय पर, आप Microsoft Access से Word में डेटा निर्यात करना चाह सकते हैं। यदि आप Word में एक्सेस डेटा निर्यात करने का एक आसान तरीका ढूंढ रहे हैं, तो आप सही जगह पर हैं।
कैसे एक्सेस निर्यात वस्तुओं को Word
Microsoft Access से Word में डेटा निर्यात करने का तरीका दिखाने से पहले, आपको कुछ मूलभूत बातें समझने की आवश्यकता है। सबसे पहले, आप एक्सेस से वर्ड तक सभी प्रकार की वस्तुओं को निर्यात नहीं कर सकते।
वर्तमान में, आप केवल तालिकाएँ, क्वेरीज़, प्रपत्र और रिपोर्ट निर्यात कर सकते हैं। हालाँकि, प्रत्येक वस्तु की अभी भी कुछ सीमाएँ हैं। रिकॉर्ड से शुरू होकर, एक्सेस केवल उन्हीं को निर्यात करता है जो एक चयनित दृश्य में हैं। एप्लिकेशन में एक रिपोर्ट में सभी छिपे हुए डेटा शामिल नहीं होंगे। इसी तरह, एक्सेस केवल सबफॉर्म और सब-डेटा शीट के साथ फॉर्म और डेटा शीट निर्यात करने में सक्षम है।
इसके चारों ओर एकमात्र तरीका हर सबफॉर्म और सब डेटा शीट को निर्यात करना है। यदि आप मुख्य रिपोर्ट निर्यात करते हैं, तो आप एकाधिक सबफ़ॉर्म और सबरिपोर्ट निर्यात कर सकते हैं।
दूसरे, आप एक्सेस से वर्ड तक संबंध, मैक्रोज़, मॉड्यूल और चित्र और Microsoft ग्राफ़ ऑब्जेक्ट जैसे ग्राफिकल ऑब्जेक्ट निर्यात नहीं कर सकते। इसके अतिरिक्त, एक्सेस केवल एक्सप्रेशन से परिणाम एक्सपोर्ट करेगा, न कि एक्सप्रेशन से।
अंत में, Microsoft Access से Word में डेटा आयात करने का कोई तरीका नहीं है। आपको एक्सेस में शुरू करना होगा, अपने डेटा को एक नए दस्तावेज़ में निर्यात करना होगा, फिर सामग्री को कॉपी करना होगा और उन्हें अपने मौजूदा वर्ड दस्तावेज़ में पेस्ट करना होगा।
वर्ड डॉक्यूमेंट में एक्सेस डेटा कैसे एक्सपोर्ट करें
एक्सेस डेटा को वर्ड में एक्सपोर्ट करना एक बिल्ट-इन एक्सपोर्ट—RTF फाइल विजार्ड टूल का उपयोग करता है। ज़रूर, एक्सेस डेटा को निर्यात करने के लिए टूल की कई सीमाएँ हैं, लेकिन यह कुछ भी नहीं से बेहतर है।
लेकिन अगर यह अत्यधिक सीमित है, तो आप संभावित प्रतिस्थापन के लिए कुछ बेहतरीन मुफ्त माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विकल्पों की तलाश कर सकते हैं। अन्यथा, अपने डेटा को एक्सेस टू वर्ड से निर्यात करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपना एक्सेस डेटाबेस खोलें।
- उस वस्तु का चयन करें जिसे आप नेविगेशन फलक में निर्यात करना चाहते हैं।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह त्रुटि-मुक्त है, तालिका, क्वेरी, प्रपत्र या रिपोर्ट की जांच करें। एक्सेस में आमतौर पर त्रुटि संकेतक शामिल होते हैं जब भी यह किसी त्रुटि को पहचानता है। इसमें हरे त्रिकोण और विभिन्न प्रकार की त्रुटि संख्याएं शामिल हो सकती हैं। यह चरण महत्वपूर्ण है क्योंकि एक्सेस आपके डेटा को निर्यात करने के बाद त्रुटि स्थानों को स्वचालित रूप से एक शून्य मान से बदल देगा।
- निर्यात करने के लिए डेटा के दृश्य या भाग का चयन करें । एकाधिक तालिकाओं से निर्यात करने के लिए डेटा का चयन करने का सबसे अच्छा तरीका एमएस एक्सेस क्वेरी चलाकर है । यदि आप किसी ऑब्जेक्ट से सभी डेटा निर्यात करना चाहते हैं, तो इस चरण को छोड़ दें।
- बाहरी डेटा टैब पर क्लिक करें और अधिक > वर्ड चुनें । एक्सपोर्ट—आरटीएफ फाइल एक्सपोर्ट विजार्ड टूल खुल जाएगा।
- एक्सपोर्ट—आरटीएफ फाइल एक्सपोर्ट विजार्ड पॉप-अप में, अपनी फाइल का नाम दर्ज करें और एक गंतव्य चुनें।
- यदि आपको आवश्यकता हो तो निर्यात कार्रवाई पूर्ण होने के बाद गंतव्य फ़ाइल खोलें चेक बॉक्स को चेक करें।
- यदि आपने निर्यात करने के लिए कुछ डेटा का चयन किया है, तो केवल चयनित रिकॉर्ड निर्यात करें चेक बॉक्स चेक करें। अन्यथा, ऑब्जेक्ट में सभी डेटा निर्यात करने के लिए चेकबॉक्स छोड़ दें।
- निर्यात प्रक्रिया शुरू करने के लिए ठीक क्लिक करें।
यदि समान नाम वाली कोई फ़ाइल मौजूद है, तो आप यह चुन सकते हैं कि एक्सेस को इसे अधिलेखित करना चाहिए या नहीं। फ़ाइल को अधिलेखित करने के लिए हाँ चुनें, या पॉप-अप में अपनी फ़ाइल के लिए नया नाम चुनने के लिए नहीं चुनें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेस आरटीएफ एक्सटेंशन के साथ एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड रिच टेक्स्ट फॉर्मेट फाइल बनाएगा। किसी Word दस्तावेज़ में अपना एक्सेस डेटा जोड़ने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- आरटीएफ दस्तावेज़ खोलें।
- दस्तावेज़ की सभी सामग्री की प्रतिलिपि बनाएँ।
- अपने Word दस्तावेज़ में डेटा पेस्ट करें।
यदि आपको एक्सपोर्ट—आरटीएफ फाइल एक्सपोर्ट विजार्ड टूल उपयोग में कठिन लगता है, तो इससे निकलने का एक आसान तरीका है। अपनी एक्सेस टेबल, क्वेरी, फॉर्म या रिपोर्ट से डेटा कॉपी करें और इसे सीधे अपने वर्ड डॉक्यूमेंट में पेस्ट करें।
बिना किसी परेशानी के वर्ड में एक्सेस डेटा निर्यात करें
डेटाबेस डेटा स्टोर करने का एक शानदार तरीका है। यदि आपको अपने एक्सेस डेटा को वर्ड या एक्सेल जैसे अन्य ऐप में निर्यात करने की आवश्यकता है, तो बिल्ट-इन एक्सपोर्ट—आरटीएफ फाइल विजार्ड कुछ सीमाओं के बावजूद पूरी प्रक्रिया को सहज बनाता है।
यदि आपके पास काम करने के लिए व्यापक डेटा है, तो एक्सेस फॉर्म आपके डेटाबेस में अधिक डेटा जोड़ने का एक अधिक शक्तिशाली तरीका प्रदान करते हैं। तालिकाओं को संपादित करते समय और अधिक डेटा जोड़ते समय उनके साथ काम करना आसान होता है।